GED - Gerenciamento ou Gestão Eletrônica de Documentos.
Reduza os custos da sua gestão de documentos
Soluções inteligentes e eficientes para a gestão de documentos
Solucionamos de forma inteligente e eficiente a organização, digitalização e o armazenamento de documentos com tecnologia de ponta e segurança.
Como funciona o sistema GED ?
ICR e IHR
Reconhecimento Inteligente de Letra em Fôrma (ICR) e o Reconhecimento Inteligente de Letra Cursiva (IHR) distinguem os caracteres de documentos escritos à mão.
DI
Processamento de Imagens para Documento (DI), o scanner consegue identificar, armazenar e visualizar as imagens de um documento, tornando-as digitais por meio de um mapa de bits.
OCR
Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), o sistema GED consegue digitalizar (escanear) os documentos e reconhecer as letras e palavras mesmo em um arquivo em imagem.
RM
Gerenciamento de Registros ou Gerenciamento de Documentos (Document Management), que faz a gestão a longo prazo dos documentos físicos e digitais,
Vantagens do OCR
01. Tornando documentos pesquisáveis
Converter diversos tipos de documentos em dados pesquisáveis.
06. Gerando insights de dados
obter insights de dados de documentos, o que pode ajudar na tomada de decisão.
05. preenchimento de formulários mais fácil
Permitir o preenchimento automático de formulários
02. Tornando a busca por informações mais fácil
Facilitar a busca por informações específicas, por meio de palavra-chave.
03. Tornando seus documentos mais seguros
Diminuir o risco de perda de documentos e informações
04. Acelerando o compartilhamento de informações
Conferir maior agilidade no compartilhamento de informações
Entenda a Importância da Gestão de Documentos!
Por meio da economia de tempo, custos com cópias e recursos humanos.
Imagine a cada processo de compra você precisar resgatar papéis com dados das últimas compras do cliente, registros de seus interesses, formas de pagamento ou contratos.
Armazenar os documentos de forma eletrônica também é fundamental para economizar espaço com arquivos infinitos de papéis e cópias.
Os documentos ficarão armazenados eletronicamente, de forma a preservar o patrimônio da empresa ao longo do tempo.
Com o GED é possível controlar versões de documentos editados, guardando sua memória e facilitando auditorias.
Documentos perdidos ou danificados podem ser o terror de vários setores de uma empresa.
Ao gerenciar seus documentos segundo os preceitos do GED, os contratos, as notas e relatórios poderão ser resguardadas em locais predefinidos e seguros.
Além disso, é possível pesquisar pelo documento para localizá-lo mais facilmente.
Com o GED é possível manter a transparência das informações para toda a empresa, fornecedores e clientes, ao disponibilizar os documentos na rede.
Dentre outras vantagens – como poder acompanhar o andamento dos processos em tempo real -, a gestão à vista permite o monitoramento dos dados e das métricas aplicadas sobre os processos.
O atendimento ao cliente, por exemplo, pode ser feito de forma mais rápida, uma vez que os dados necessários para resposta estarão automatizados e à vista.
Basta pesquisar por palavras-chave, que se encontra as informações inerentes aos documentos.
O gerenciamento de documentos também é essencial para garantir a segurança e confidencialidade dos dados da empresa.
Ao serem digitalizados, o responsável pode definir permissões de acessos aos documentos e liberar apenas para os envolvidos.
Século 21 e você há de convir que não dá mais para imprimirmos um monte de papéis para que sejam descartados futuramente no meio ambiente.
Apesar de ser um material reciclável, o processo no Brasil é insuficiente e apenas 37% do papel que utilizamos é reciclado.
Um sistema de GED visa ao armazenamento de documentos em ambiente digital e sua distribuição também eletrônica.
Assim, se vários setores da empresa necessitam de um mesmo documento, por exemplo, não há motivo para imprimi-lo diversas vezes.
O GED permite fazer toda a gestão dos arquivos à distância, principalmente se integrado a um sistema em nuvem, como um BPMS.
Com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos também é possível controlar as permissões de acesso às pastas e aos arquivos.
Essa autorização controlada – que pode ser de todo o documento ou apenas parte dele - dá muito mais segurança às informações.
Os documentos também podem ser assinados digitalmente, o que é fundamental para arquivos financeiros, jurídicos e de controladoria.
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